Pressearbeit: Pressemitteilung per E-Mail

Von am 25.07.2014

So einfach die technische Einrichtung von E-Mail auch sein mag, so komplex sind die Folgen für das Unternehmen und die Regeln, die man im Umgang mit elektronischer Post beachten muß. Internet Professionell beleuchtet alle Aspekte des E-Mail-Einsatzes in Firmen.

Dieser Beitrag ist 1999 in Internet Professionell erschienen, hat aber nichts an Aktualität verloren. Vieles aus diesem Artikel gilt auch und besonders für die Pressearbeit per E-Mail.

Outlook Splashscreen

Eine E-Mail-Adresse gehört heute auf jede gute Visitenkarte. Unternehmen, die sich der elektronischen Post verschließen, vergeben großes Potential. Denn Mail verspricht bessere Kundenbindung und besseren internen Informationsfluß -- wenn sie richtig eingesetzt wird. Denn mit einem Server und Internetanbindung alleine ist es nicht getan. Eine Mail-Anbindung will wohldurchdacht sein.

Adressen richtig wählen

Woran erkennt man eine gute Mail-Adresse? Sie enthält einen klaren Hinweis auf Vor- und Nachnamen und verzichtet auf kryptische Kürzel. Das ist längst nicht überall so: Vor allem Studenten müssen sich mit wenig attraktiven und verständlichen Namen wie xvl1223@uni-sonstwo.de herumschlagen. In einem Unternehmen kommt es auf die Erreichbarkeit an. Deshalb sollten alle Mitarbeiter nach einem festen Schema ihre Adressen erhalten. Gerne verwendet werden Vor- und Nachnamen, die mit meinem Punkt oder einem Unterstrich getrennt sind, zum Beispiel hans_meier@sonstwo.de oder hans.meier@sonstwo.de. Wenn dieses Schema durchgehalten wird, profitieren Mitarbeiter wie Kunden: Jeder kann sich aus dem Namen eines Ansprechpartners dessen Mail-Anschrift erschließen.

Standardadressen

Ein paar Anschriften sollte jede Domain haben. Wer einen Webserver betreibt, hat einen webmaster@sonstwo.de, außerdem sind postmaster, supervisor und sysop Pflichtprogramm. Den postmaster gibt es ohnehin in jedem Mailsystem -- an ihn gehen alle unzustellbaren Nachrichten und Fehlermeldungen. Um den Kunden Zugang zum Unternehmen zu bieten, sollten einige Adressen erreichbar sein: hilfe@sonstwo.de, info@sonstwo.de, support@sonstwo.de und vielleicht service@sonstwo.de gehören in das Adreßportfolio. Natürlich nutzen diese Anschriften nur dann, wenn dahinter auch eine erreichbare Person steckt. Für jeden Account sollte deshalb ein Ansprechpartner verantwortlich sein, sonst versackt die Nachricht des geschätzten Kunden im Nirvana der Nicht-Zuständigkeit.

Problemfall acht Zeichen

Als Speicher noch begrenzt und Computer noch richtig kryptisch waren, ersann man einen Standard für Usernamen, der sich in vielen Unternehmen bis heute hält: Der Username sei acht Zeichen lang. Man nehme den ersten Buchstaben des Vornamen und fülle die restlichen sieben Zeichen mit dem Nachnamen auf. Dieses Verfahren führt allerdings zu Mißverständnissen. Wer etwa Heinz Boldmann heißt, bekommt die Anschrift hboldman@sonstwo.de. Und Heinz Boldmann kann darauf wetten, daß 90 Prozent der Mail-Schreiber ein n zuviel an die Mailadresse anhängen und hboldmann@sonstwo.de eine Nachricht schicken, die nie ankommt. Mail-Administratoren, die mit dem 8-Zeichen-Usernamen leben müssen, sollten für solche Zweifelsfälle Mail-Aliases einrichten.

Adressen herausgebeben

Viele hüten ihre Mail-Anschriften wie ein Geheimnis. Noch immer finden sich Webseiten, auf denen allenfalls ein Webmaster erreichbar ist -- und der beantwortet nur technische Fragen. Wer mit einer Website online wirbt, braucht auf jeden Fall einen Kontakt für Anfragen. Besser noch: Man nennt konkrete Ansprechpartner für jeden Zweck: Pressearbeit, Marketing, Bestellungen, Reklamationen und so weiter. Natürlich sollten die Anschriften auch auf den Visitenkarten und auf dem Briefpapier vermerkt sein. Broschüren, Kataloge, Anzeigen sind weitere Träger für die elektronische Adresse.

Mail macht Arbeit

E-Mail ist ein schnelles Medium. Und genauso schnell wie Anfragen hereinkommen, müssen auch Antworten kommen. Deshalb gilt es, Kollegen und Mitarbeiter auf schnelle Antworten vorzubereiten und entsprechend Arbeitszeit hierfür einzukalkulieren: E-Mails von Kunden und Geschäftspartnern müssen Priorität haben und dürfen nicht verschleppt werden. Generell sollten E-Mails binnen eines halben Tages maximal innerhalb eines Tages beantwortet werden. Online-Händler sollten ihre Kunden noch schneller behandeln: denn die stehen oft vor einer Kaufentscheidung und suchen sich einen anderen Online-Händler, wenn sich die Antwort verzögert.

Im Notfall entlasten automatische Antwortprogramme den Posteingang. Die bestätigen dem Absender einer Nachricht, daß die Message eingegangen ist und künden an, wann die Antwort kommt. Das ist hilfreich, wenn der Mail-Eingang überlastet ist und sich Anfragen stauen, darf aber nicht zum Dauerzustand werden.

E-Mail-Inhalt

Eine gute Mail fängt schon beim Betreff an. Ähnlich wie in der Titelzeile eines Zeitungsartikels sollten hier bereits die wichtigsten Fakten herüberkommen. Dann kann sich der Mailempfänger bereits beim Überfliegen der Betreffzeile entscheiden, ob er die Nachricht gleich liest oder ob er andere Messages vorzieht. Mail-Empfänger sollten grundsätzlich mit Sie angesprochen werden, auch wenn das Internet ein freundliche Duzen eher verzeiht als die strenge Briefetikette. Mail-Autoren fassen sich kurz und orientieren sich an den Fakten. Lange Texte ermüden. Wenn die Mail dennoch länger wird, gilt die alte Regel: "Das Wichtigste zuerst." Denn mit einem Mail-Empfänger ist es wie mit jedem Leser. Wenn er sich nicht informiert fühlt, wird ihm langweilig und er hört auf zu lesen. Ebenso strapazieren lange Satzkonstruktionen unnötig den Leser.

Verpönt sind E-Mails im HTML-Format. Denn nur wenige Mail-Clients beherrschen diese optische Aufbereitung der Nachrichten. Und wenn ein Client ohne HTML-Interpreter nun eine HTML-Mail empfängt, stören die Codierungsanweisungen beim Lesen. Wer sich schon nicht zurückhalten kann, seine Nachrichten mit allerelei b7untem zu verzieren, sollte ein Mail-Programm verwenden, das die Nachrichten parallel als blanken Text und in einem Attachment als HTML verschickt. Bandbreitenpuristen werden sich dann allerdings über den doppelten Bytecount jeder Nachricht echauffieren.

Eine Unsitte ist es, Nachrichten in Word-Dokumente zu quetschen und diese dann als Attachments zu versenden. Bei vielen Empfängern landen derart unkommentiert versandte Textfiles unbesehen im Papierkorb -- denn nicht zuletzt sind Word-Files wegen der Makroviren nicht ganz ungefährlich.

Generell gilt bei Attachments: Senden Sie nicht ungefragt Megabytes durch die Gegend. Denn am anderen Ende könnte noch jemand sitzen, der mit einem 14,4er-Modem online ist. Und dessen Freude über den 8 MByte-Download eines Demoprogramms wird sich in engen Grenzen halten.

Marketing-Medium E-Mail

Werbung per E-Mail ist grundsätzlich nicht erlaubt, wenn man unverlangt Nachrichten verschickt. Anders sieht die Lage allerdings aus, wenn sich Interessierte freiwillig in eine Mailing-Liste eintragen, an die ein Newsletter versandt wird. Diese Verteiler sind technisch leicht zu realisieren und schaffen ein Forum, um Kunden regelmäßig zu informieren. Wichtig: Newsletter müssen Neuigkeiten enthalten und informieren. Auch hier gilt: Nicht die Zeit des Lesers verschwenden, kein Marketing-Blabla und gleich auf den Punkt kommen.

Interne E-Mail

E-Mail bricht Dienstwege und Hierarchien auf. Plötzlich ist der Chef erreichbar, ohne daß der Mitarbeiter einen Termin ausmachen muß. Und plötzlich können Abteilungen miteinander kommunizieren, ohne die offiziellen Sachbearbeiter-Schnittstellen zu verwenden. Das beschleunigt viele Abläufe und spart Zeit.

Auf der anderen Seite verstärkt E-Mail auch Strukturen im Unternehmen. Wenn in einer Abteilung Mitarbeiter Informationen zurückhalten, um ihre Position zu sichern, wird sich dies sicher auch in der Mail niederschlagen. Bestes Beispiel sind die Verteiler. Nur wer auf einer bestimmten Liste steht, gehört zum auserwählten Kreis der Informierten. Denunzianten und Mobbing-Profis nutzen die Blind-Copy-Funktion, um Arbeitsanweisungen oder Anfragen unbemerkt an den Vorgesetzten zu kopieren und so zu dokumentieren, daß der Kollege zu langsam arbeitet. Und wer schon zu Papierzeiten alle fünf Minuten dem Büroboten ein Memo in die Hand drückte, wird per E-Mail alle drei Minuten ein solches Schriftstück über das Netz schicken -- und sich wundern, warum es keiner liest.

Ein Knackpunkt im E-Mail-Einsatz sind Verteilerlisten und Rundsendungen an alle Mitarbeiter. Wer auf jedem Verteiler steht, erhält so viele Nachrichten, daß er sich kaum noch Zeit nimmt, jede Message zu lesen. Mail-Kleinanzeigen wie "Verkaufe meinen Kinderwagen" oder "Wer hat meine Kaffeetasse gesehen" verstärken das Problem. Hier sollten Systemverwalter Ausweichmedien schaffen, etwa einen internen Newsserver, der solchen Nachrichten vorbehalten bleibt.

E-Mail privat

Verhindern läßt sich ein privater Mailaustausch zwischen Angestellten und externen Privatleuten nicht. Es gibt auch kaum einen Grund, einzugreifen. Knifflig wird es allerdings dann, wenn Kollegen entdecken, wie leicht sich Dateien versenden lassen. Schnell verstopfen zig-mal versandte Gag-Programme oder Bildschirmschoner den Postausgang. Hier sollte man sich eine sinnvolle Byte-Begrenzung für externe Mails überlegen. Diese darf nicht zu niedrig liegen, um auch einmal eine Präsentation oder ein Programmupdate zu versenden. Wird die Barriere allerdings zu hoch angesetzt, fluten die Bytemassen durch das Gateway. Etwas Konfiguratonsaufwand erfordert eine Kompromißlösung, die umfangreiche Mails bis nach Büroschluß zurückhält und sie erst dann herausschickt.

Kritisch wird es hinsichtlich der Privatsphäre.

Unverschlüsselte E-Mails sind für jeden Systemverwalter einfach zu lesen. Mitarbeiter sollten über diese Tatsache Bescheid wissen. Denn auch ohne böse Absicht sieht ein Postmaster immer wieder einmal in eine Message hinein, etwa wenn sie falsch adressiert wurde und im Fach für Unzustellbares landet. Sofern ein externer Internet-Anschluß vorhanden ist und Ihre Kollegen um die Privatsphäre fürchten, sollten die auf einen Webmail-Anbieter ausweichen wie GMX, Hotmail oder Yahoo. Wer die Privatsphäre seiner Kollegen achten will, weist sie in die Benutzung von PGP ein und richtet dieses Werkzeug auf den Rechnern ein.

Fazit

E-Mail ist nicht der universelle Heilsbringer für interne und externe Kommunikation. Wie bei jedem Medium will auch der Umgang mit der elektronischen Post gelernt sein. Bei der Einführung eines Mail-Systems sollte die Firmenleitung Schulungskosten mit einkalkulieren. Neben einem technischen Seminar sollte auch eine inhaltliche Schulung stattfinden, die den Umgang mit dem Medium Mail lehrt. Denn falsch eingesetzte E-Mail kostet mehr Zeit als sie spart. Zu viele und zu lange Mails lassen wichtige Informationen untergehen. Im schlechtesten Fall verschwenden Mail-Autoren Zeit an überlangen Nachrichten, aus denen der Leser dann auch noch mühsam die Fakten heraussuchen muß.

Do und Don't in der E-Mail

Im hektischen E-Mail-Alltag sollte man einige Grundregeln beherzigen, um nicht unangenehm aufzufallen. Internet Professionell hat fünf Don't- und fünd Do-Regeln zusammengestellt.

Don't

  • Keine unerwünschte Werbung versenden: In Deutschland ist das verboten
  • Große Attachments nicht ungefragt versenden: Kein Modemnutzer freut sich über 8 Mbyte große Demos
  • Nicht jede Mail an jeden weiterleiten: Die Informationsflut eindämmen
  • Keine HTML-Mail versenden: Nutzloser Schnickschnack, der HTML-lose User stört
  • Adressen nicht zurückhalten: Wozu Mail, wenn niemand zu erreichen ist?

Do

  • Aussagekräftige Betreffs schreiben: Da weiß man, was man mailt
  • Mails umgehend beantworten: Wartezeiten sind für Ämter
  • Kurz fassen: genau!
  • Lesbare E-Mail-Adressen verwenden: So erkennt man sofort den wahren Absender
  • Höflich bleiben: Lieber ein Sie zu viel, als ein Kunde weniger

Pressemitteilung per E-Mail: Betreff muss kurz sein

Beim Versand von Pressemitteilungen per E-Mail ist eine gute Betreff-Zeile wichtig. Diese Zeile entspricht der Überschrift der Pressemitteilung und entscheidet, ob ein Redakteur die Mitteilung liest oder nicht.

Der Grund: Täglich landen zig E-Mails in den Eingangskörben der Journalistinnen und Journalisten. Die Empfänger entscheiden innerhalb von Sekunden anhand der Subject-Zeilen, ob eine Mitteilung relevant ist oder nicht.

Achten Sie darauf, dass die Subject-Zeile kurz ist. Mehr als fünf bis acht Wörter sollte die Zeile nicht haben. Grund: die meisten E-Mail-Programme lassen den Überschriften nur so wenig Platz. Alles andere wird abgeschnitten.

Ideal ist es, wenn die Mail auf den ersten Blick als Pressemitteilung erkennbar ist. Dazu schreiben Sie "Pressemitteilung" mit in die Subject-Zeile.

Raffinierter wäre es aber, wenn Sie statt dessen den Absender für die Kennzeichnung verwenden würden. Verwenden Sie als Absender zum Beispiel "Presseservice Firma XY" oder "XY - Presse". Oder schreiben Sie Ihren Namen "Maxine Muster (Presse)" Das spart Platz im Subject und die Kennzeichnung bleibt erhalten.

Datei-Anhang ist lästig

Gerade ist mir wieder eine Pressemitteilung in den Mail-Eingang geflattert. Umfang der Mail: satte 2,5 MByte. Das ist lästig. Denn auch mit einer schnellen DSL-Verbindung baucht die Mitteilung eine halbe Minute, bis sie lesbar ist.

Und was ist, wenn ich mal unterwegs per Modem oder ISDN meine Mail abrufen möchte? Dann blockiert so eine Mail den Mailabruf minutenlang und kostet zudem noch ordentlich Einwahlgebühren.

Und wofür das Ganze? Ein Bild mit 900 KByte und eine Word-Datei mit 800 KByte. Der Rest ist Overhead. Wohlgemerkt ist die Pressemitteilung anderthalb Seiten lang.

Wie bekommt man die Mitteilung so dick? Ganz einfach: Das Bild in Originalgröße in den Text einbauen und dann verkleinern. Das Resultat ist Datenballast ohne Sinn.

Und dazu das Bild noch einmal in voller Größe. Wozu? Wenn ich Material brauche, kann ich mich doch mit einer schnellen Mail an die Agentur oder den Pressemenschen wenden?

Mein Tipp an alle, die Pressemitteilungen per Mail versenden: Bitte denkt an die Empfänger. Ein Bild muss nicht mitgeschickt werden. Packen Sie das tolle Foto lieber auf einen Webserver und schreiben Sie einen Link in die Mitteilung.

Und wenn es schon unbedingt eine Mitteilung im Word-Format sein muss, verzichten Sie auf unnötige Bilder. Und wenn schon ein Bild rein muss, dann verkleinern Sie es vorher mit einem Bildbearbeitungsprogramm auf die gewünschte Größe.

Am liebsten sind mir - und vielen anderen Journalisten - Mitteilungen, die als einfacher Text kommen. Da muss ich nichts herunterladen, kein Programm öffnen, sondern kann gleich entscheiden, ob die Mitteilung für mich relevant ist oder nicht.

Pressemitteilung per Mail: HTML kann Probleme machen

Heute ist mir ein schönes Beispiel ins Haus geflattert, wie problematisch mit HTML formatierte Mails sind:

HTML formatierte Pressemitteilung

Das Problem hier ist, dass die Formatierung vollkommen durcheinander geraten ist. Das wirkt weder professionell noch ist die Mitteilung überhaupt lesbar.

Ein Blick in den Quelltext der Mitteilung hat gezeigt, dass der Text offenbar mit Microsoft Word formatiert und direkt in die Mail übernommen worden war.

Deshalb: Falls Sie beim Versand von Pressemitteilungen auf HTML nicht verzichten möchten, sollten Sie unbedingt einige Tests machen: Senden Sie von Ihnen formatierte Mitteilungen an einen internen Verteiler - oder an sich selbst. Dann öffnen Sie die Mitteilungen mit allen wichtigen Mail-Clients:

  • Outlook Express/Windows Mail
  • Outlook
  • Thunderbird

...

In der Regel lassen sich HTML-Formatierungen problemlos einsetzen - allerdings kann es sein, dass Handarbeit notwendig ist. Mit von Word vorformatierten Mitteilungen jedenfalls kann der Versand gründlich in die Hose gehen.

Übrigens war die Mitteilung knapp 1,2 MByte groß.

Aktualisiert am: 25.07.2014


Ihr Kommentar:


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Wenn man sich so Word-Sourcecodes anschaut läuft einem eh ein kalter
Schauer über den Rücken.
In der Schule sollten wir vor kurzem etw. in der Art eines Steckbriefs
in HTML machen. Fast alle haben zu Word (*schauder*) gegriffen. bis zu
80% mehr Codedas ist schlimm.
[netsnake | 30.01.2007] Antworten