Pressearbeit und Redaktionsbesuch: Eine Redaktionstour veranstalten

Nichts kann einen guten persönlichen Kontakt zu Journalisten ersetzen. Doch Pressekonferenzen gehen stark an das Budget und sind nicht mehr im Trend. Denn Redaktionen stehen meist unter Zeitdruck und nicht mehr alle Journalisten wollen sich die Zeit für eine halbstündige An- und Abfahrt zur Pressekonferenz nehmen.

In den vergangenen Jahren hat sich ein klarer Trend zu Redaktionsbesuchen herauskristallisiert. Der Vorteil für die Redakteure: Sie sparen Zeit. Der Vorteil für Sie: Sie bekommen intensiven und persönlichen Kontakt zu den Journalisten. Zudem können Sie Ihre Präsentation flexibler auf den Redakteur einstellen: Technisches für die Techniker, Strategien und Konzepte für die Markt-Insider.

Ein Redaktionsbesuch bei einem Magazin ist schnell organisiert: Ein Anruf beim Redakteur, Vereinbaren der Termins -- schon ist alles erledigt. Effektiver ist ein solcher Besuch, wenn Sie in den Verlagen mehrere Redaktionen ansprechen. In diesem Fall stimmen Sie den Termin mit allen Redaktionen ab und vereinbaren einen gemeinsamen Treffpunkt oder Konferenzraum.

Eine Pressetour durch mehrere Verlagshäuser erfordert mehr organisatorischen Aufwand. Es gilt, alle Termine so zu legen, daß:

- die Fahrtstrecken zwischen den Verlagen möglichst kurz sind.

- genügend Zeit für die Präsentation bleibt.

- eine Reserve für längere Gespräche oder unvorhergesehene Verzögerungen vorhanden ist.

Eine optimale Zeit für Redaktionsbesuche ist der Sommer und die Zeit nach den Messen. Generell gilt es die letzten vier Wochen vor Messen wie der CeBIT oder der Systems zu vermeiden. Denn in dieser Zeit wimmelt es von Pressekonferenzen und Redaktionsbesuchen. Zudem herrscht in den Redaktionen mehr Druck, da die meist umfangreicheren Messeausgaben fertiggestellt werden müssen.

Die Termine sollten Sie rund drei bis vier Wochen vor dem Besuch vereinbaren. Neben dem Termin sollten Sie auch gleich den Treffpunkt absprechen. Drei bis vier Tage vor dem Besuch schicken Sie eine Bestätigung per Telefax, in der Zeit und Ort nochmals genannt werden.

Auf einer Redaktionstour sollten Sie pro Tag maximal drei Verlage besuchen. Optimal ist, ein Verlag am Vormittag, dann ein gemeinsames Mittagessen mit den Redakteuren und der zweite Besuch am Nachmittag.

Wichtig ist, gut vorbereitet auf den Terminen zu erscheinen. Dazu gilt es folgende Punkte zu beachten:

- Wenn Sie ein neues Produkt vorstellen wollen, nehmen Sie ein Vorführexemplar mit. Wenn möglich, überreichen Sie dem Redakteur gleich ein Testmuster.

- Achten Sie auf eine komplette Ausstattung. Wenn Sie Software zeigen oder eine Präsentation mit dem Computer vorführen wollen, packen Sie einen brauchbaren Monitor, genügend Anschluß- und Stromleitungen sowie eine Mehrfachsteckdose und Verlängerungskabel ein.

- Straffen Sie die Vorführung, verzichten Sie auf die vierzigseitige Präsentation. Das persönliche Gespräch hat Vorrang vor den unpersönlichen Präsentationsfolien oder Computer-Charts.

- Nehmen Sie nicht mehr als drei Personen mit auf die Vorführung - gerade wenn Sie mit einem einzelnen Redakteur zusammenkommen.