Presseverteiler aufbauen und pflegen

Viele Firmen bauen einmal eine Datenbank für den Presseverteiler auf und vergessen dann, sie regelmäßig zu pflegen. Doch fehlgeleitete Pressemitteilungen sind nicht nur herausgeworfenes Porto. Ein schlecht gepflegter Verteiler mit vielen Fehlsendungen bringt eine schwache Resonanz mit sich.

Allgemeine Schulungsinformation

Hier einige Methoden, den Presseverteiler auf dem Laufenden zu halten:

Umfrage

Bei einer Umfrage können Sie die Redaktionen aus Ihrer Datenbank, ebenso wie neu hinzugekommene Publikationen anschreiben. Eine solche Umfrage kann regelmäßig alle 6 bis 12 Monate durchgeführt werden.

Erkundigen Sie sich in dieser Umfrage, welcher Redakteur für welchen Bereich zuständig ist und wer sich um die Aktuell-Meldungen kümmert. Software-Anbieter sollten im Rahmen einer Fragebogenaktion auch abfragen, in welcher Form das Bildmaterial gewünscht wird, also auf Datenträger oder Dia.

Impressum

Oft ist im Impressum einer Zeitschrift schon der richtige Ansprechpartner für Sie zu finden. Voraussetzung ist, daß die Ressortaufteilung im Impressum festgehalten wurde. Bei Zweifeln über die richtige Adresse können Sie den Chefredakteur mit allen Pressemitteilungen eindecken. Doch gerade bei eiligen Meldungen oder Einladungen kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die Post erst beim Chef landet und von dort an den zuständigen Redakteur weitergeleitet werden muß.

Visitenkarten

Wann immer Sie Redakteuren und Journalisten zusammentreffen, sammeln Sie deren Visitenkarten ein! Die Visitenkarten sollten Sie sofort nach Erhalt mit Ihrer Datenbank abgleichen: Stimmen Anschrift der Redaktion und Durchwahl noch? Bei der Gelegenheit sollten Sie in der Datenbank nachsehen, welche Journalisten aus dieser Redaktion noch vorhanden sind. Haben Sie mehrere Einträge, lohnt sich ein Anruf bei der Redaktionsassistenz und die kurze Frage, welcher Redakteur für Ihr spezielles Gebiet zuständig ist, und ob die anderen Ansprechpartner aus Ihrer Datenbank überhaupt noch für diese Zeitschrift arbeiten.

Telefonate

Wenn Sie mit Journalisten telefonieren, fragen Sie hin und wieder nach, ob deren Zuständigkeiten noch stimmen, oder ob sich in der Redaktion personelle Veränderungen ergeben haben. Genauso lohnen sich regelmäßige Anrufe in den Redaktionsassistenzen. Hier können Sie sämtliche Kontake zu einer Redaktion auf den neuesten Stand bringen.