Test Office XP
XP steht für Experience, zu Deutsch "Erfahrung" oder "Erlebnis". MyWork sagt Ihnen, welche Erfahrungen Sie mit Office XP in Ihrem Unternehmen machen werden.
(erschienen 2001 in MyWork)
Zwei Jahre hat sich Microsoft Zeit gelassen mit der neuen Version seines Office-Paketes. Von den Jahreszahlen als Produktbezeichnungen hat sich das Unternehmen verabschiedet. Statt eines 97 oder 2000 steht nun ein XP hinter dem Namen, intern tauchen aber immer wieder Bezeichnungen wie 2002 auf – lassen Sie sich davon nicht verwirren.
Microsoft hat sich vor allem mit der Produktkosmetik und der Benutzbarkeit beschäftigt. Neue Leistungsmerkmale sind rar. Access, Excel, Word und Powerpoint sind vom Funktionsangebot schon seit der 97er-Version, spätestens aber seit 2000 ausgereift. Was also soll den Kunden bewegen, auf Office XP umzusteigen?
Schlaue Helfer
Smart Tags nennt Microsoft sein Hauptargument für den Umstieg auf Office XP. Diese kleinen Helferlein erscheinen dann, wenn Office eigenmächtig etwas am Dokument geändert hat. Beispiel: Werden am Anfang eines Wortes zwei Großbuchstaben eingegeben, etwa MEhrwertsteuer, so korrigiert Word XP dies automatisch. Geht man aber mit Mauszeiger oder Einfügemarke wieder auf das korrigierte Wort zurück, erscheint ein kleines blaues Rechteck. Ein Klick darauf eröffnet die Möglichkeit, die Korrektur von Office zurückzunehmen, das Wort generell von der Autokorrektur auszuschließen oder die Korrektur-Optionen zu verändern.
Angenehm für alle, die Dokumente aus mehreren Quellen zusammentragen ist ein weiteres Smart Tag. Dieses schaltet sich nach dem Einfügen eines anders formatierten Textes ein. Sinnvoll ist das, wenn man etwa einen Text aus einem Web-Dokument übernimmt und Word dabei auch die Formatierung adaptiert. Bislang musste man über Inhalte einfügen gehen, wenn der eingebaute Text die Formatierung des Word-Dokumentes annehmen sollte.
Bei Autoren beliebt ist die Funktion Zeichen zählen. Die kann man jetzt in die Symbolleiste legen. Per Knopfdruck zeigt sie die aktuellen Werte für Zeichen, Absätze, Wörter, Zeilen und Seiten. Ärgerlich nur, dass das Programm beim Speichern nicht automatisch den aktuellen Wert anzeigt.
Auch die Tabellenkalkulation Excel bringt ein paar schlaue Hilfen mit. So präsentiert sich beim Start des Programms ein Euro-Umrechnungswerkzeug. Hier stellen Sie ein, welche Währung Sie in Euro umrechnen wollen, und ein kleines Fenster zeigt den Euro-Betrag der gerade markierten Zelle. Sehr praktisch bei großen Tabellen ist die Beobachtungsliste. Auf diese ständig im Sichtfeld stehende Liste setzt man Zellen, die außerhalb des gerade eingeblendeten Tabellenteils oder auf einem anderen Blatt stehen. Auf diese Weise beugt man Fehlern vor und erhält in komplexen Zahlenwerken den Überblick. Dem Überblick hilft auch, dass Sie den Tabellenregistern am unteren Bildschirmrand neben einem eigenen Namen nun auch eine eigene Farbe zuweisen dürfen. Erleichtert hat Excel auch das Einbinden von Daten aus dem Internet. Per Knopfdruck lassen sich Aktienkurse oder statistische Daten aus dem Netz auf den neuesten Stand bringen. Ein Assistent übernimmt das Einbinden der Datenquellen.
Bessere Optik
Augenfällig sind die optischen Neuerungen von Office XP. Die Symbole in den Leisten sind nun flach gehalten. Microsoft hat sich damit endgültig von den Druckknöpfen in den Symbolleisten verabschiedet. Die Symbole üben sich in dezenter Zurückhaltung, bis der Mauszeiger sich darüber befindet. Das Symbol unter dem Zeiger färbt sich dann blau. Praktisch: Einmal aktivierte Optionen bleiben blau gefärbt.
Geblieben in Office XP sind die sich automatisch anpassenden Menüs und Symbolleisten. Das ist ein umstrittenes Feature. Denn viele Nutzer suchen in diesen Leisten oft vergebens nach der gewünschten Funktion. Weitaus nützlicher ist die Aufgabenleiste. Sie zeigt beim Start die zuletzt aufgerufenen Dokumente, erlaubt, neue Schriftstücke zu öffnen und sich dabei auch auf Vorlagen zu beziehen. Mit der Option Neu aus vorhandenem Dokument akzeptiert Microsoft endlich, was schon seit Jahren gang und gäbe. Denn die Mitarbeiter hier machen sich nicht die Mühe, für einen Brief eine Vorlage zu schreiben. Vielmehr wird der Brief einmal entworfen und dann immer wieder überschrieben. Zu dumm nur, dass diesem Verfahren oft wichtige Dokumente zum Opfer fielen, weil sie überschrieben wurden. Neu aus vorhandenem Dokument öffnet nun ein bestehendes File und behandelt es, als wäre es eine neue Datei.
Elegant gelöst haben die Microsoft-Programmierer das Problem mit der mehrfachen Zwischenablage. In Office 2000 erschien noch ein lästiges Fenster, sobald man einen zweiten Dokumentteil ins Clipboard gelegt hatte. In XP kümmert sich die Aufgabenleiste um die Daten. Rechts sind alle Elemente der Zwischenablage in einer kurzen Vorschau zu sehen, sogar von Bildern. Insgesamt 24 Elemente passen in die Zwischenablage, doppelt so viele wie in Office 2000.
Interessant für alle, die lange Dokumente verfassen ist das Formatierungswerkzeug in der Aufgabenleiste. Es zeigt nicht nur die exakte Formatierung der aktuell markierten Textteile. Sie erlaubt auch, Formatierungen untereinander zu vergleichen und einander anzugleichen. So lassen sich zum Beispiel alle Textelemente mit einer bestimmten Formatierung markieren und umgestalten.
Weiter finden sich in der Aufgabenleiste eine Suchfunktion, ein Wörterbuch, das zwischen den installierten Sprachen übersetzt und eine Clipart-Verwaltung. Auch der Seriendruck-Assistent ist in der Leiste gelandet. Einziger Nachteil der sonst hervorragenden Aufgabenleiste: Sie braucht Platz und ist erst für Bildschirme ab 17 Zoll aufwärts zu empfehlen.
Sicherheit
Wenn Word 2000 abstürzt und ein Dokument mit in das Nichts reißt, bedeutet das oft mühselige Rekonstruieren der Daten aus temporären Dateien. Mit einem neuen Mechanismus will Microsoft dem Absturz den Schrecken nehmen. Sobald ein Programm den Geist aufgibt, speichert es automatisch alle aktuellen Dokumente zwischen und bietet sie nach dem Neustart zur Wiederherstellung an. Im Test mit der Beta-Version funktionierte dies nicht immer gut. Einige Texte gingen komplett verloren, als das Programm sich wegen vermeintlichen Speichermangels verabschiedete. (Der Test fand mit Windows XP Beta statt, das noch nicht überall stabil ist.)
Dem Datenschutz entgegen kommt die verbesserte Verschlüsselung von Dokumenten. Hier richtet sich Office nun nach dem CryptoAPI-Standard. Der Schutzmechanismus der vorigen Versionen bleibt aber aus Kompatibilitätsgründen erhalten.
Zusammenarbeit
Einiges getan hat sich in der Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Auf Wunsch verschickt Outlook Word-Dokumente „zur Überarbeitung“ an Kollegen. Die geänderten und zurück geschickten Dokumente lassen sich dann wieder in einer Datei konsolidieren.
Mit einem neuen Server namens Sharepoint will Microsoft den Austausch von Dokumenten und die Kommunikation erleichtern. Gruppen greifen gemeinsam auf Dokumente zu, nutzen Bibliotheken oder beteiligen sich an Diskussionen und Umfragen.
Toll gelöst ist die Kommentarverwaltung. Wer in Word eine Anmerkung anbringt, findet die gleich in einer farbigen Sprechblase neben der kommentierten Stelle wieder. Gegenüber der früheren unhandlichen Kommentarfunktion ist das ein echter Fortschritt.
Zusatzprogramme
Die US-Version von Office XP bringt zwei Spezialitäten mit, die der deutschen Version vorenthalten bleibt: Eine Spracherkennung soll gesprochene Texte in die Dokumente übernehmen. Und damit nicht genug, verfügt die US-Fassung über eine Handschrifterkennung. Mit der Maus auf den Bildschirm gekrakelte Zeichen landen nach kurzer Verzögerung im Fließtext. Besser ist es natürlich, mit einem Zeichenstift (Drawing Pad) Text in den Computer zu bringen. Sprach- und Handschrifterkennung gibt es nur in diesen beiden Sprachen sowie in „simplified chinese“, einer chinesischen Version.
Für alle Länder-Versionen hingegen kommt das OCR-Programm, eine Software, die mit Scannern eingelesene Textdokumente in ein für Word lesbares Format umwandelt. Einmal installiert erlaubt das Document Imaging genannte Werkzeug, Dokumente zu scannen und wandelt sie auf Knopfdruck in Texte um. Dabei erkennt es sogar Spaltensatz – wenn auch nicht sehr gut. Im Test mit einer Heftseite aus MyWork scheiterte das Programm an der dritten Spalte und wirbelte hier ordentlich Text durcheinander. Microsoft wollte wohl nicht die Hersteller anderer OCR-Programme vom Markt drängen. Deshalb ist das Programm so sparsam ausgestattet.
Ein Markieren der gewünschten Ausschnitte zum Scannen oder eine Einteilung der Spalten von Hand sind nicht vorgesehen. Dennoch erfüllt das Werkzeug seinen Zweck – so lange die Dokumente sehr einfach aufgebaut sind.
Neues von Outlook, Powerpoint, Access und Co.
Outlook hat einige Änderungen im Detail und in den Gruppenfunktionen erfahren. Nun erlaubt das Programm, freie und belegte Termine anderer einzusehen. Das erleichtert das Planen von Treffen: Wer zu einem Termin keine Zeit hat, sieht sich die Pläne seiner Gesprächspartner an und schlägt auf deren Basis einen neuen Termin vor.
Gut für alle, die viele Verabredungen und Aufgaben haben: Die Alarmmeldung fasst alle fälligen Termine und Aufgaben in einer Dialogbox zusammen. Bislang erschienen diese Meldungen immer gesondert und erzeugten einen Boxen-Wust auf dem Bildschirm.
Outlook bringt ein neues Werkzeug mit, das hilft Postfächer aufzuräumen. Von hier aus löscht man Nachrichten ab einer bestimmten Größe oder verschiebt alte Mails in ein Archiv. Eine Suchfunktion hilft dabei. Eingebunden ist der Microsoft Messenger – eher ein Marketing-Schachzug. Denn so entscheiden sich mehr Nutzer für das Plauderwerkzeug von Microsoft als für den Konkurrenten von AOL oder Yahoo.
Das Präsentationsprogramm Powerpoint wartet auf mit den neuen Diagrammformen Pyramide und Kreis sowie mit selbst definierbaren Animationen. Beim gemeinsamen Gestalten von Präsentationen helfen Outlook und Powerpoint zusammen. Per Mail zurück gesandte Kommentare in den Präsentationen lassen sich in Powerpoint in eine Präsentation zusammen führen.
Access bringt wieder einmal ein neues Datenformat mit. Allerdings müssen die Nutzer nicht darauf umsteigen. Das neue Format allerdings soll weitere Änderungen in der Zukunft vermeiden, da es ausbaubar ist. Hilfreich für Umsteiger: Eine Fehlerliste zeigt nun genau, wo es bei der Umwandlung alter Datenbanken in das neue Access-Format hakt.
Mit im Boot sitzt schließlich der Editor für Internet-Seiten Frontpage. Er bietet Neuigkeiten wie eine Foto-Verwaltung für Webseiten und bessere Zeichen-Werkzeuge. Außerdem erlaubt das Programm, dynamische Inhalte von Microsoft-Seiten auf der eigenen Homepage einzubinden.
Ist ein Update von Office 2000 auf Office XP notwendig?
Office XP ist das beste Office, das Microsoft zu bieten hat. XP ist einfacher zu installieren, einfacher zu bedienen und die intelligenten Features helfen diesmal wirklich, anstatt zu bevormunden oder zu stören. Richtig neue Funktionen fehlen aber, abgesehen von der OCR-Texterkennung. Unverständlich, warum Sprach- und Handschriftenerkennung dem deutschen Markt vorenthalten bleiben.
Ob sich ein Update für Sie lohnt, entscheiden Sie anhand der folgenden drei Abschnitte.
Selbständige und Freiberufler
Update 30%
Wer bislang mit seinem Office 2000 gut zu Recht gekommen ist, braucht das Update auf XP vorerst nicht. Denn außer der Texterkennung sind keine wirklich neuen Leistungen hinzugekommen. Ein Argument für den Kauf die verbesserte Benutzerführung. Doch wer sein Office 2000 beherrscht, braucht das nicht unbedingt. Besitzer eines alten Office 97 allerdings sollten mit XP die Gelegenheit zum Upgrade nutzen. Denn seit der vorletzten Version hat sich genug getan, um die Update-Kosten zu rechtfertigen. Achten Sie beim Update auf die Hardware-Basis. Ein Pentium 266 mit 128 MByte RAM sollte es schon mindestens sein. Wer einen älteren Rechner besitzt, ist mit den älteren und schlankeren Office-Versionen besser bedient.
Neukauf 90%
Bei der Neuanschaffung von Rechnern sollten Sie nach Möglichkeit noch warten, bis er mit einem Office XP im Bundle kommt. Planen Sie ein wenig Zeit für die Umgewöhnung ein.
Für Teams
Update 70%
Kreativ arbeitende Teams haben am meisten vom neuen Office XP. Gerade wenn man im Team Texte gegenseitig liest und Präsentationen gemeinsam gestaltet oder Budgets kalkuliert, lohnen sich die neuen Gruppen- und Kommentarfunktionen. Auch beim Zusammenstellen von Dokumenten aus mehreren Quellen helfen die neuen Fähigkeiten von Office XP – ob es nun Fotos sind, die direkt von der Digitalkamera nach Wort kommen, die Texterkennung oder das Einfüge-Smarttag. Auch die Gruppenfunktionen in Verbindung mit dem Sharepoint-Server könnten sich als interessant erweisen für die Arbeit in Teams.
Neukauf 100%
Wenn Sie neue Computer anschaffen, sollten Sie in jedem Fall ein Office XP dazu nehmen. In kleinen Gruppen sollte es kein Problem sein, die neue Software zu integrieren und die Mitarbeiter darauf einzuweisen.
Kleine und mittlere Unternehmen
Update 80%
Kleine und Mittlere Unternehmen, die auf eine starke Kommunikations-Infrastruktur bauen sollten sich den Umstieg auf Office XP überlegen. Denn mit neuen Gruppenfunktionen erleichtert das Programm die Arbeit. Die Support-Abteilung im Haus profitiert zudem von der leichteren Installation – Office XP lässt sich nun auch direkt von einem Intranet-Server aus installieren.
Dank der deutlich einfacheren Bedienung fällt zudem der Schulungsaufwand für neue Benutzer geringer aus. Allerdings müssen Sie einen Tag für die Umschulung auf die neue Version einplanen.
Neukauf 70%
Nach einer ausführlichen Testphase sollten Sie den Einsatz von Office XP auch auf neu gekauften Rechnern überlegen. Die Kompatibilität ist gegeben, allerdings gibt es an einigen Stellen Unterschiede in der Bedienung. Sie müssen die Benutzer auf jeden Fall umschulen.
