Intranet, Anbindung an Datenbanken sowie Verbesserungen bei Installation und Benutzerführung. Diese Themen stehen im Mittelpunkt der neuen Office-Version 2000. Microsoft will sein neues Büropaket Anfang 1999 auf den Markt bringen. WIN warf einen Blick auf die erste Beta.
Diesen Beitrag habe ich im Sommer 1998 für die Zeitschrift WIN geschrieben.
Die spektakulärste Neuerung von Office 2000 spielt sich hinter den Kulissen ab: Neben den Standard-Dateiformaten lesen und speichern Winword, Excel und Powerpoint ihre Texte, Tabellen und Präsentationen jetzt im HTML-Format. Programminterne Daten, die nicht für den Web-Browser bestimmt sind, verstecken sich hinter XML-Anweisungen, stören also den Bildaufbau nicht. Mit dieser Neuerung zielt Microsoft auf den Einsatz im Intranet. Jeder Schreibtischarbeiter soll seine Ergebnisse ohne Umwege im hausinternen Netz darstellen können.
Außerdem lassen sich die HTML-Dateien als Diskussions und Arbeitsgrundlage nutzen. Mit dem neuen „Discussion“-Button des Internet Explorer 5 darf jeder Leser einem Dokument Kommentare hinzufügen, die allen Mitlesern zugänglich sind. Auf Wunsch informiert der Intranet-Server den Urheber eines Dokuments über Änderungen oder neue Diskussionspunkte. Ebenso lassen sich einzelne Dateien abonnieren. Auch hier gibt der Server Laut, wenn sich etwas an einem File geändert hat. Daß der Server hierfür von Microsoft kommen muß, ist ein geschickter Schachzug von MS, um seine NT-Server auch an sture Novell-Kunden zu bringen.
HTML ist nur ein Zweitformat, das parallel neben den bislang verwendeten Formaten zum Einsatz kommt. Erfreulich: Bis auf Access werden sich die Datenformate nicht ändern. Bei der Datenbankanwendung allerdings erzwingt die Unicode-Unterstützung eine Umstellung. Unicode sorgt für die korrekte Darstellung beispielsweise japanischer Schriftzeichen.
Die Office-Entwickler machen vor Windows-internen Eigenschaften nicht halt. Die Taskleiste zeigt, wenn Office aktiv ist, jedes offene Dokument-Fenster. Statt also nur einem Eintrag für die Applikation findet man in der Leiste für jedes Dokument oder für jede Tabelle einen eigenen Eintrag. Auf den ersten Blick ist das praktisch, erleichtert es doch das Umschalten zwischen Dokumenten. Doch wenn zu viele Dateien offen sind, ist auf der Taskleiste nichts mehr zu erkennen.
Der zweite Systemeingriff der Entwickler betrifft die Zwischenablage. Office 2000 kommt mit einem erweiterten Clipboard. „Collect & Paste“ erlaubt mehrere Einträge in der Zwischenablage, die sich einzeln oder als Paket aus dem Clipboard herauskopieren lassen. Andere Windows-Anwendungen bleiben von dieser Neuerung allerdings ausgeschlossen.
Allen Office-Programmen gemeinsam ist eine neue Menüstruktur. Microsoft hat die Menüs verkürzt und zeigt auf den ersten Blick nur die wichtigsten Befehle. Erst wenn man die Maus auf einen nach unten zeigenden Doppelpfeil führt, entfaltet sich die gesamte Menüpracht. Poweruser werden diese Neuerung abschalten.
Word User finden ein paar nette Detailneuerungen in der Benutzerführung. Ein Doppelklick plaziert den Cursor jetzt exakt an die Stelle, auf der man mit dem Tippen anfangen möchte. Das erspart mühsahme Tabulatoraktionen, um etwa ein Datum korrekt zu plazieren. Die Autokorrektur in der Textverarbeitung berichtigt nun mehr Wörter automatisch. Pfiffig für den mehrsprachigen Einsatz: Nach einem [Return] prüft und erkennt das Programm die Sprache eines Absatzes und ordnet die korrekte Rechtschreibhilfe zu. Allerdings funktioniert das nicht bei einzelnen Sätzen oder Wörtern.
Freunde der Ordnung verschachteln jetzt Winword Tabellen. Außerdem ergänzen Pixel und Prozent das Angebot an Maßeinheiten. Beide Neuerungen zielen auf Web-Gestalter. Winword mausert sich in der 2000er-Fassung zu einem passablen Web-Editor.
Excel erbt ebenfalls die HTML-Fähigkeiten der Office-Familie und legt noch etwas Leistung drauf: Denn als HTML gespeicherte Excel-Tabellen lassen sich im Browser modifizieren. Dazu landen die Spreadsheet-Daten in einem COM-Objekt, das der Internet Explorer lesen kann. Ein Intranet-Leser darf beispielsweise Pivot-Tabellen oder dazugehörende Charts ändern und so verschiedene Budget-Szenarien durchspielen. Der Clou für HTML-Hacker: Javascripts oder VB-Scripts greifen direkt auf Daten aus HTML-Spreadsheets zugreifen. Umgekehrt beziehen sich Formeln aus der Tabelle auf Inhalte des Web-Dokuments – etwa Einträge in Formularen.
Darüber hinaus hat Microsoft in seinem Tabellenprogramm die Arbeit an Pivot-Tabellen mit Formatierungs- und Ausfüllhilfen erleichtert. Nettes Detail: Statt markierte Zellen zu invertieren, zeigt Excel diese jetzt schattiert. So lassen sich Formatierungen auch dann erkennen, wenn die Zellen markiert sind. Wer häufig Listen erweitert, freut sich darüber, daß Excel beim Einfügen neuer Spalten oder Zeilen auch Formeln und Formatierungen automatisch anpaßt. Schließlich sucht und findet Excel jetzt bessere Verbindungen zu SQL-Unternehmensdatenbanken.
Access wartet ebenfalls mit besserer SQL-Unterstützung auf: Dateneingabe und das Gestalten von Datenbankobjekten sind jetzt direkt aus Access heraus erlaubt – sofern dahinter ein SQL-Server von Microsoft steckt. Lange mußten Access-Freunde auf diese Leistung warten: Datenbanken speichert das Programm nun auf Wunsch in früheren Formaten. Zu den vielen Detailneuerungen gehört die bedingte Formatierung von Einträgen. Negative Werte zeigt Access dann beispielsweise in rot, positive in Grün. Bislang waren hierfür einige Zeilen VBA-Code notwendig.
Powerpoint präsentiert netzwerkweit per HTML. Dabei lassen sich Folien und Erläuterungen so abstimmen, daß sie gleichzeitig in den Web-Browsern mehrerer Betrachter zu sehen sind. Zu den Erleichterungen in der Benutzerführung gehört das freie Zeichnen von Tabellen, wie es Winword schon in der aktuellen Version anbietet. Wird es auf einer Folie zu eng, paßt Powerpoint automatisch Zeilenabstand und Schriftgröße an.
Die Neuerungen in Outlook 2000 betreffen vor allem Gruppen-Fähigkeiten. Gemeinsame Folder sucht Outlook nun im Netz oder plaziert Links dorthin in Mails. Außerdem zeigt das 2000er-Upadate nun Webseiten innerhalb der Outlook-Ansicht.
Eine neue Setup-Routine will dem Office-Benutzer auch nach der Einrichtung unterstützen. Geht beispielsweise eine Programmdatei verloren, holt das Setup diese wieder von der CD. Sinnvoll ist die Installation im laufenden Betrieb. Ruft man eine Funktion auf, die noch nicht installiert ist, kümmert sich sich Office automatisch um die Nachrüstung. Dazu kann das Programm offen bleiben – lediglich die CD muß man einlegen.
Eine weitere Neuerung bemerkt die Computer-Welt erst auf den fünften Blick: Weltweit gibt es für die Office-Applikationen nur noch eine EXE-Datei. Microsoft will damit Fehler vermeiden, die immer wieder bei Versionen auftauchten, die für ein Land übersetzt und angepaßt wurden. Eine angenehme Nebenwirkung: Die Benutzeroberfläche von Office ist mehrsprachig, läßt sich mit einem kleinen Programm umschalten.
Meine Meinung
Office 2000 ist beeindruckend. Die Hinwendung zu HTML als Zweitformat für Tabellen, Texte und Datenmasken zeigt, wohin Microsoft möchte: Der Browser soll einmal das universelle Interface für alle Anwendungen werden. Dieser Client wird die Daten darstellen, die von den Programmen im Hintergrund kommen. Der Benutzer muß sich dann nur noch mit einem Interface befassen.
Doch zur Gegenwart: Office 2000 ist ein tolles Update für Unternehmen. Die Intranet-Funktionen, die Datenbankanbindung und die neue Installationsroutine kommt Firmen entgegen. Für den Hausgebrauch sind die Neuerungen in der Bedinung zu spärlich – auch wenn das eine oder andere Detail erfreut.
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