Pressekonferenz: Pressekonferenzen bieten direkten Kontakt zur Presse

Der beste Kontakt zu den Journalisten ist immer noch die persönliche Begegnung. Pressekonferenzen und Abendveranstaltungen sind zwei Wege der Kontaktpflege.

Als Anlaß für eine Pressekonferenz eignen sich neue Produkte oder signifikante Änderungen im Unternehmen. Auf keinen Fall sollte man eine Konferenz einberufen, nur um zu sagen, daß die Firma in ein neues Gebäude gezogen ist. Hat man keinen konkreten Anlaß für eine Konferenz, weicht man auf eine Abendveranstaltung in gemütlicher Atmosphäre aus. Hier kann man Hintergrundgespräche führen und sich hervorragend über Stimmungen und Trends in der Presse informieren.

Die Einladung

Wichtig ist, rechtzeitig zur Pressekonferenz einzuladen. Bewährt hat sich eine Einladungsfrist von drei bis vier Wochen. Rund eine Woche vor der Veranstaltung kann man telefonisch bei den Journalisten nachfassen, die noch nicht zugesagt haben.

Das Einladungschreiben selbst informiert über Zeitpunkt und Ort der Veranstaltung. Auch ein kurzer Ablaufplan und der Rückantwortbogen dürfen nicht fehlen. Keinesfalls sollte man versäumen, über den Anlaß der Veranstaltung zu informieren. Denn nur so kann der Journalist entscheiden, ob er den Termin wahrnehmen will oder gegebenenfalls einen Kollegen vorbeischickt.

Der Ort

Suchen Sie einen Ort, der möglichst nahe an Ihrer Zielgruppe liegt. Ein Großteil der Computer-Zeitschriften sitzt zum Beispiel in München, andere Zeitschriften haben dort zumindest eine Außenstelle. (Vergessen Sie aber nicht, auch Hamburg mit Computerbild und Hannover mit c’t und iX in Ihre Planung einzubeziehen.)

Für Konferenzen eigenet sich eines der zahlreichen Münchener Hotels, die neben den Räumlichkeiten auch die Verpflegung und Präsentationsmaterial zur Verfügung stellen können. Das Hotel sollte gut mit allen Verkehrsmitteln erreichbar sein.

Für Abendveranstaltungen kann man ein nettes Lokal oder Restaurant reservieren. Hier empfiehlt sich allerdings eine rechtzeitige Absprache mit dem Besitzer. Auch für den Ort der Abendveranstaltung gilt: Er muß gut erreichbar sein.

Der Ablauf

Für die Pressekonferenz gilt: Kurz fassen — keine Mammutpräsentationen. Ein Vortrag sollte die 10-Minuten-Grenze nicht überschreiten, die Gesamtdauer der Präsentationen kann man mit rund 60 Minuten bemessen. Und wer doch länger präsentieren will, plant zumindest eine Kaffepause ein.

Auch vor dem übertriebenen Einsatz von Präsentationsmitteln sollte man sich hüten. Schon mancher Firmenrepräsentant verlor die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer, als er in einem einstündigen Marathon rund 60 Präsentationsfolien über den Projektor jagte.

Eine Abendveranstaltung sollte ohne große Reden und Präsentationen über die Bühne gehen und ausschließlich der Kontaktpflege in persönlichen Gesprächen dienen.

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